Тендер на надання послуг з організації заходів, конференцій, кейтерингів з метою підписання Рамкової угоди терміном на 1 (один) рік.

Благодійна організація «Благодійний фонд «Посмішка ЮА» просить надати комерційну пропозицію на надання послуг згідно Лоту (-ів)

Дата Запиту: 21.01.2026 року

Відповідальний спеціаліст із закупівель: Тімонін Юрій

Закупівля в рамках: Статутної діяльності Фонду

Предмет закупівлі: організація заходів/конференцій/кейтерингів

Укладання рамкової угоди: Термін підписання: Рамкова угода має бути підписана не пізніше ніж через 14 (чотирідцять) календарних днів з моменту прийняття Замовником рішення про намір укласти угоду.

Кількість Виконавців: Замовник укладає Рамкову угоду щонайменше з 2 (двома) Виконавцями, які пройшли конкурсний відбір. Визначається один Основний виконавець (найкраща ціна та якість) та щонайменше один Резервний.

Термін дії: Угода укладається строком на 1 (один) рік з дати її підписання.

Механізм роботи: Підписання Рамкової угоди не зобов’язує Замовника викуповувати весь обсяг послуг одноразово. Надання послуг здійснюється на підставі окремих замовлень (заявок) протягом року, виходячи з поточних потреб проєктів Фонду.

Замовник передає замовлення Резервному виконавцю лише у разі офіційної відмови Основного, його надмірної завантаженості або відсутності ресурсів у потрібному регіоні.

Ціна та форма розрахунків: оплату за послуги буде здійснено в національній валюті України у безготівковій формі. Ціна фіксується на весь період дії угоди та можуть бути переглянуті тільки за умови належного обгрунтування.

Умови послуг: виконавець повинен мати можливість надавати послуги з організації заходів за заявками Замовника протягом загального терміну договору.

Бюджет закупівлі: орієнтовно 2 млн грн.

Орієнтовна кількість Запитів впродовж дії рамкової угоди: орієнтовно 50

Кількість Додатків до Запиту: 3

Термін подання комерційної пропозиції: до 11.02.2026 року до 24:00 включно на ел.адресу tender@posmishka.org.ua з темою листа «КОМЕРЦІЙНА ПРОПОЗИЦІЯ_НАЗВА ПОСТАЧАЛЬНИКА_ОРГАНІЗАЦІЯ ЗАХОДУ».

Терміни розгляду комерційних пропозицій: Всі подані комерційні пропозиції мають бути розглянуті протягом 5 робочих днів після завершення строків подачі комерційних пропозицій.

Терміни для подання уточнень до Пропозиції: Учасник зобов’язаний надати відповідь на запит щодо уточнення інформації впродовж одного робочого дня з моменту отримання відповідного повідомлення або у терміни вказані у листі повідомленні.

Вимоги до надавача послуг:

Надавач послуг повинен:
– бути суб’єктом підприємницької діяльності, зареєстрованим відповідно до чинного законодавства України на підконтрольній уряду території щонайменше 12 місяців на дату подання пропозиції;
– мати досвід надання аналогічних або суміжних послуг;
– мати відповідні види економічної діяльності (КВЕД), що відповідають предмету закупівлі, визначеному в Запиті;
– у встановлені строки давати мінімум 3 прорахунки на вибір згідно замовлення на проведення заходу;
– здатність швидко діяти в умовах форс-мажору та, за необхідності, пропонувати альтернативні варіанти;
– за необхідності надавати послуги менеджера із супроводу заходів;
– працювати по всій территорії України в тому числі невеликі міста та смт;
– мати технічну можливість надавати оригінали супровідних документів, оформлених належним чином, з підписом уповноваженої особи та печаткою (за наявності).

Перелік супровідних документів для організатора заходу (обов’язковий):
– Договір на надання послуг із зазначенням найменування кожної послуги відповідно до КВЕД.
– Специфікації за кількістю замовлених послуг, окремо на кожну категорію послуг.
У разі надання послуг з організації харчування – до специфікації додається меню, в якому зазначаються назви страв, вартість, кількість та інші релевантні параметри.
– Рахунок на оплату з найменуванням послуги згідно з КВЕД.
– Акт виконаних послуг з найменуванням кожної послуги відповідно до КВЕД.
– Розрахунок витрат – документ із деталізованим переліком витрат за кожною бюджетною лінією.
– Списки реєстрації учасників заходу на кожен день проведення.
– Відомість виплати компенсації за проїзд з підписами отримувачів та копіями проїзних документів.
* Компенсація для учасників з інших міст здійснюється виключно за наявності квитків в обидві сторони (оригінал у напрямку до заходу, копія – у зворотному напрямку).
* Приймаються лише квитки, придбані через офіційні сервіси або в касі, що мають відповідне маркування: штамп, реквізити перевізника, номер, серія квитка тощо.
* Витрати на подорож особистим транспортом не компенсуються (може бути дозволено окремим погодженням).
– Розрахунок трансферу (у разі потреби) – із зазначенням маршруту, ціни за кілометр, кількості учасників тощо.
– Фотозвіт із заходу – щонайменше 5–6 якісних фото, що ілюструють хід заходу.

!! Усі витрати, пов’язані з поштовою або кур’єрською пересилкою документів (у тому числі оригіналів договорів, актів, рахунків та інших супровідних документів), Постачальник здійснює за власний рахунок.

Основні(обов’язкові) документи Пропозиції:

1. Комерційну пропозицію (калькуляцію) згідно вимог Додатку №3, що відповідає умовам, викладеним у відповідному Лоті(-ах), яка містить умови оплати запропоновані Учасником, строк дії пропозиції та інші умови співпраці. Пропозиція має бути складена українською мовою та скріплена підписом уповноваженої особи та/або печаткою (у разі наявності).

2. Основні реєстраційні документи.
Для ФОП:
– Виписка з ЄДРПОУ.
– Копія витягу з реєстру платників єдиного податку (якщо учасник є платником єдиного податку).
– Копія довідки/свідоцтва платника ПДВ і витяг з реєстру платників ПДВ (для платників ПДВ).

Для юридичних осіб:
– Виписка з ЄДРПОУ.
– Статут (остання редакція);
– Документ, що підтверджує повноваження підписанта (наказ про призначення, довіреність, витяг з протоколу загальних зборів тощо).
– Копія довідки/свідоцтва платника ПДВ і витяг з реєстру платників ПДВ (для платників ПДВ).
– Копія витягу з реєстру платників єдиного податку.

3. Щонайменше два рекомендаційні листи від попередніх замовників щодо виконання подібних договорів.
* Рекомендаційні листи мають містити: назву клієнта, період виконання, обсяг наданих послуг, умови оплати та оцінку співпраці, тощо.
* Листи, що стосуються досвіду третіх осіб або партнерів, не приймаються та будуть вважатися такими, що не відповідають вимогам.

4. Документи щодо фінансової звітності для оцінки фінансової спроможності Учасника:
– Податкову декларацію за останній звітний період;
– Баланс та Звіт про фінансові результати;

5. Документи, що підтверджують досвід:
– Референс-лист з переліком реалізованих аналогічних контрактів/послуг. Учасник надає таблицю з переліком не менше 3 виконаних договорів за останні 12 місяців, що містить:
* назву клієнта;
* короткий опис договору;
* суму договору;
* номер і дату договору;
* умови оплати.
– Листи відгуки від попередніх Замовників.”

Якщо до комерційної пропозиції не буде прикріплено вищезгадані документи, то така пропозиція може бути не розглянута.

Додаткові документи до Пропозиції:
(не обов’язкові для участі але бажані для підписання договору співпраці)
– Копія паспорта громадянина України (або ID-картки з витягом з демографічного реєстру) для ФОП або уповноваженої особи ТОВ/юридичної особи.
– Копія ідентифікаційного номера (РНОКПП) за наявності.
– Довідка з банківської установи про відкриття рахунку або реквізити банку.
– Довідка про відсутність підстав для відмови в участі у процедурі закупівлі, визначених ч. 1 та 2 ст. 17 ЗУ № 922, зокрема вчинення кримінальних правопорушень, скоєних з корисливих мотивів, вчинення антиконкурентних дій, корупційних правопорушень, вчинення правопорушень, пов’язаних з використанням дитячої праці або будь-якими формами торгівлі людьми, відсутність заборгованісті у сплаті податків і зборів (обов’язкових платежів);
– Лист-гарантія щодо виконання зобов’язань відповідно до умов тендерної процедури.
– Виписка про рух коштів на банківському рахунку (за період не менше останніх шести місяців) для підтвердження фінансової спроможності.

У разі наявності рівнозначних пропозицій (однакова ціна, строки виконання та умови оплати), перевага надаватиметься учаснику, який надасть повний пакет додаткових документів, передбачених вимогами цього запиту.

Основні критерії кваліфікаційного відбору Постачальників:

– Наявність необхідних КВЕД для надання послуги згідно цього запиту.
– Надання повного пакету основних документів визначених цим Запитом;
– Реєстрація на підконтрольній Україні територій;

Основні критерії оцінювання комерційної пропозиції:

– Відповідність запропонованих послуг характеристикам зазначених у Додатку №2 “”Загальні вимоги до організації заходу”” та у Додатку №1 “”Лот №1″”;
– Надання повної комерційної пропозиції(на всі позиції Лоту) згідно Запиту комерційних пропозицій;
– Ціна;
– Надання переваги пропозиціям з відтермінуванням платежу.

Додаткові умови:

– Надаючи комерційну пропозицію Постачальник надає згоду на обробку, використання, поширення та доступ до персональних даних, які передбачено Законом України «Про публічні закупівлі», а також згідно з нормами чинного законодавства, персональних даних (у т. ч. паспортні дані, ідентифікаційний код, електронні ідентифікаційні дані: номери телефонів, електронні адреси або інша необхідна інформація, передбачена законодавством), відомостей, які Постачальник надає про себе для забезпечення участі у процедурі закупівлі, цивільно-правових та господарських відносин.,
– Надаючи свою пропозицію Постачальник заявляє і гарантує, що він і всі його субпідрядники будуть захищати людей від сексуального домагання і сексуальної експлуатації, термін «сексуальна експлуатація» має значення будь – якого зловживання, чи спроби зловживання уразливим становищем, владою або довірою з метою сексуальної експлуатації, включаючи, але не обмежуючись, набуття грошової, соціальної чи політичної вигоди від сексуальної експлуатації інших. Подібним чином, термін «сексуальне домагання» має значення фізичної дії чи погрози сексуального характеру, як з використанням сили, так і в нерівних чи примусових умовах».

БО БФ “Посмішка ЮА” залишає за собою право:

– запитати додаткові або підтверджувальні документи.
– повністю або частково відхилити будь-яку комерційну пропозицію у разі виявлення суттєвих недоліків у її змісті, невідповідності вимогам Запиту, а також у разі наявності репутаційних ризиків, що можуть виникнути в процесі або в результаті подальшої співпраці з учасником.
– вступати у переговори з обраним постачальником або доручити поставку товару/надання послуг за Лотом більш ніж одному Постачальнику.”

Контракт із переможцем відповідної закупівельної процедури може бути розірваний у випадку виявлення фактів корупційних порушень під час підписання угоди за результатами закупівлі або в процесі виконання умов договору.

БО БФ «Посмішка ЮА» докладає зусиль із запобігання, виявлення та вжиття заходів проти всіх випадків шахрайства та зловживань.

Конфіденційна гаряча лінія по боротьбі з шахрайством та зловживаннями доступна для всіх учасників тендерів, про підозрілі та шахрайські дії має бути повідомлено на пошту: hotline@posmishka.org,ua або за тел: +380503211288 «гаряча лінія».

Скан запиту

Шаблон (1)