Запит тендерних пропозицій на послуги з організації заходів

ЗАПИТ КОМЕРЦІЙНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Благодійна організація «Благодійний фонд «Посмішка ЮА» просить надати комерційну пропозицію на надання послуг згідно Лоту (-ів)

Дата Запиту: 06.01.2026
Відповідальний спеціаліст із закупівель: Базарова Марія, +3080662077175, procurement@posmishka.org.ua
Закупівля в рамках проєкту: Комплексна підтримка захисту та життєстійкості в Харківській області
Предмет закупівлі: Послуги з організації заходів
Валюта розрахунків: Оплату послуг буде здійснено в національній валюті України у безготівковій формі.
Кількість Додатків до Запиту: 1

Термін подання комерційної пропозиції: до 28.01.2026 р. до 18-00 – включно на ел.адресу procurement@posmishka.org.ua з темою листа «КОМЕРЦІЙНА ПРОПОЗИЦІЯ_НАЗВА ПОСТАЧАЛЬНИКА_НАЗВА ПОСЛУГИ».

Вимоги до постачальника: “Постачальник повинен відповідати наступним критеріям:
– бути суб’єктом підприємницької діяльності, зареєстрованим відповідно до чинного законодавства України на підконтрольній уряду території щонайменше 12 місяців на дату подання пропозиції;
– мати досвід надання аналогічних або суміжних послуг;
– мати відповідні види економічної діяльності (КВЕД), що відповідають предмету закупівлі, визначеному в Запиті;
– мати технічну можливість надавати оригінали супровідних документів, оформлених належним чином, з підписом уповноваженої особи та печаткою (за наявності).

Перелік супровідних документів для організатора заходу (обов’язковий):
– Договір на надання послуг із зазначенням найменування кожної послуги відповідно до КВЕД.
– Специфікації за кількістю замовлених послуг, окремо на кожну категорію послуг.

У разі надання послуг з організації харчування – до специфікації додається меню, в якому зазначаються назви страв, вартість, кількість та інші релевантні параметри.
– Рахунок на оплату з найменуванням послуги згідно з КВЕД.
– Акт виконаних послуг з найменуванням кожної послуги відповідно до КВЕД.
– Розрахунок витрат – документ із деталізованим переліком витрат за кожною бюджетною лінією.
– Списки реєстрації учасників заходу на кожен день проведення.
– Відомість виплати компенсації за проїзд з підписами отримувачів та копіями проїзних документів.
* Компенсація для учасників з інших міст здійснюється виключно за наявності квитків в обидві сторони (оригінал у напрямку до заходу, копія – у зворотному напрямку).
* Приймаються лише квитки, придбані через офіційні сервіси або в касі, що мають відповідне маркування: штамп, реквізити перевізника, номер, серія квитка тощо.
* Витрати на подорож особистим транспортом не компенсуються (може бути дозволено окремим погодженням).
– Розрахунок трансферу (у разі потреби) – із зазначенням маршруту, ціни за кілометр, кількості учасників тощо.
– Фотозвіт із заходу – щонайменше 5–6 якісних фото, що ілюструють хід заходу.

!! Усі витрати, пов’язані з поштовою або кур’єрською пересилкою документів (у тому числі оригіналів договорів, актів, рахунків та інших супровідних документів), Постачальник здійснює за власний рахунок.

Вимоги до локації розміщення: Місце для розміщення повинно бути безпечним, мати укриття (або знаходитись поруч із ним), а також бути віддаленим від критичної та військової інфраструктури.

Основні(обов’язкові) документи Пропозиції:

1. Комерційну пропозицію (калькуляцію), що відповідає умовам, викладеним у відповідному Лоті(-ах) яка містить умови оплати запропоновані Учасником, строк дії пропозиції та інші умови співпраці. Пропозиція має бути складена українською мовою та скріплена підписом уповноваженої особи та/або печаткою (у разі наявності).

2. Основні реєстраційні документи.
Для ФОП:
– Виписка з ЄДРПОУ.
– Копія витягу з реєстру платників єдиного податку (якщо учасник є платником єдиного податку).
– Копія довідки/свідоцтва платника ПДВ і витяг з реєстру платників ПДВ (для платників ПДВ).
Для юридичних осіб:
– Виписка з ЄДРПОУ.
– Статут (остання редакція);
– Документ, що підтверджує повноваження підписанта (наказ про призначення, довіреність, витяг з протоколу загальних зборів тощо).
– Копія довідки/свідоцтва платника ПДВ і витяг з реєстру платників ПДВ (для платників ПДВ).
– Копія витягу з реєстру платників єдиного податку.

3. Щонайменше два рекомендаційні листи від попередніх замовників щодо виконання подібних договорів.
* Рекомендаційні листи мають містити: назву клієнта, період виконання, обсяг наданих послуг, умови оплати та оцінку співпраці, тощо.
* Листи, що стосуються досвіду третіх осіб або партнерів, не приймаються та будуть вважатися такими, що не відповідають вимогам.

4. Документи щодо фінансової звітності для оцінки фінансової спроможності Учасника:
– Податкову декларацію за останні 12міс. (у разі, якщо звітний період Учасника за останній рік не наступив, то тоді Учасник надає звітність за 6 місяців поточного року);
– Баланс та Звіт про фінансові результати за останні 12 міс.;

5. Документи, що підтверджують досвід:
– Референс-лист з переліком реалізованих аналогічних контрактів/послуг. Учасник надає таблицю з переліком не менше 3 виконаних договорів за останні 12 місяців, що містить:
* назву клієнта;
* короткий опис договору;
* суму договору;
* номер і дату договору;
* умови оплати.”

Якщо до комерційної пропозиції не буде прикріплено вищезгадані документи, то така пропозиція може бути не розглянута.

Додаткові документи до Пропозиції:
(не обов’язкові для участі але бажані для підписання договору співпраці)
– Копія паспорта громадянина України (або ID-картки з витягом з демографічного реєстру) для ФОП або уповноваженої особи ТОВ/юридичної особи.
– Копія ідентифікаційного номера (РНОКПП) за наявності.
– Довідка з банківської установи про відкриття рахунку або реквізити банку.
– Довідка про відсутність підстав для відмови в участі у процедурі закупівлі, визначених ч. 1 та 2 ст. 17 ЗУ № 922, зокрема вчинення кримінальних правопорушень, скоєних з корисливих мотивів, вчинення антиконкурентних дій, корупційних правопорушень, вчинення правопорушень, пов’язаних з використанням дитячої праці або будь-якими формами торгівлі людьми, відсутність заборгованісті у сплаті податків і зборів (обов’язкових платежів);
– Лист-гарантія щодо виконання зобов’язань відповідно до умов тендерної процедури.
– Виписка про рух коштів на банківському рахунку (за період не менше останніх шести місяців) для підтвердження фінансової спроможності.

У разі наявності рівнозначних пропозицій (однакова ціна, строки виконання та умови оплати), перевага надаватиметься учаснику, який надасть повний пакет додаткових документів, передбачених вимогами цього запиту.

Основні критерії кваліфікаційного відбору Постачальників:

– Наявність необхідних КВЕД для надання послуги згідно цього запиту.
– Надання повного пакету основних документів визначених цим Запитом;
– Реєстрація на підконтрольній Україні територій;

Основні критерії оцінювання комерційної пропозиції:
– Відповідність запропонованих послуг характеристикам зазначених у Запиті комерційних пропозицій;
– Надання повної комерційної пропозиції(на всі позиції) згідно Запиту комерційних пропозицій;
– Ціна;
– Надання переваги пропозиціям з відтермінуванням платежу.

Додаткові умови:

– Надаючи комерційну пропозицію Постачальник надає згоду на обробку, використання, поширення та доступ до персональних даних, які передбачено Законом України «Про публічні закупівлі», а також згідно з нормами чинного законодавства, персональних даних (у т. ч. паспортні дані, ідентифікаційний код, електронні ідентифікаційні дані: номери телефонів, електронні адреси або інша необхідна інформація, передбачена законодавством), відомостей, які Постачальник надає про себе для забезпечення участі у процедурі закупівлі, цивільно-правових та господарських відносин.

– Надаючи свою пропозицію Постачальник заявляє і гарантує, що він і всі його субпідрядники будуть захищати людей від сексуального домагання і сексуальної експлуатації, термін «сексуальна експлуатація» має значення будь – якого зловживання, чи спроби зловживання уразливим становищем, владою або довірою з метою сексуальної експлуатації, включаючи, але не обмежуючись, набуття грошової, соціальної чи політичної вигоди від сексуальної експлуатації інших. Подібним чином, термін «сексуальне домагання» має значення фізичної дії чи погрози сексуального характеру, як з використанням сили, так і в нерівних чи примусових умовах».

БО БФ “Посмішка ЮА” залишає за собою право:
– змінювати обсяг закупівлі в межах +/- 20% від початкового обсягу без зміни вартості за послугу.
– запитати додаткові або підтверджувальні документи.
– повністю або частково відхилити будь-яку комерційну пропозицію у разі виявлення суттєвих недоліків у її змісті, невідповідності вимогам Запиту, а також у разі наявності репутаційних ризиків, що можуть виникнути в процесі або в результаті подальшої співпраці з учасником.
– вступати у переговори з обраним постачальником або доручити поставку товару/надання послуг за Лотом більш ніж одному Постачальнику.”

Контракт із переможцем відповідної закупівельної процедури може бути розірваний у випадку виявлення фактів корупційних порушень під час підписання угоди за результатами закупівлі або в процесі виконання умов договору.

БО БФ «Посмішка ЮА» докладає зусиль із запобігання, виявлення та вжиття заходів проти всіх випадків шахрайства та зловживань.

Конфіденційна гаряча лінія по боротьбі з шахрайством та зловживаннями доступна для всіх учасників тендерів, про підозрілі та шахрайські дії має бути повідомлено на пошту: hotline@posmishka.org.ua або за тел: +380503211288 «гаряча лінія».

Додаток № 1
Лот №: 1
Бажана дата проведення заходу: у період лютий – травень 2026 року
Місто/область проведення заходу: Ізюмська та Чугуївська громади Харківської області
Адреса проведення заходу: Попередні адреси проведення заходів викладені у Додатку № 2
Кількість учасників: 20 одноденних заходів для 20 учасників у кожному

№ п\п Послуги Опис та вимоги
1 Оренда обладнання “Забезпечення належного технічного оснащення локацій для проведення тренінгів, а саме:
екран для проєкції;
мультимедійний проєктор;
фліпчарт із папером (не менше 20 аркушів на захід);
набір маркерів для фліпчарту.
Обладнання має забезпечувати якісну візуалізацію матеріалів та можливість роботи у форматі інтерактивних сесій.”

2 Питна вода “Забезпечення учасників та тренерів питною водою протягом усього тренінгового дня.
Послуга включає:
поставку бутильованої води / встановлення кулерів;
одноразові або багаторазові стаканчики (за погодженням із замовником).
Обсяг води має відповідати кількості учасників та тривалості заходу.”

3 Організація обідів “Забезпечення гарячих обідів для учасників та тренерів під час кожного тренінгу.
Послуга включає:
приготування та доставку гарячих обідів до місця проведення заходу;
урахування базових дієтичних обмежень (за попереднім списком від замовника);
організацію видачі обідів у визначений час (зазвичай у середині тренінгового дня).”

4 Організація кава-пауз “Забезпечення двох кава-пауз на день для учасників та тренерів під час кожного тренінгу.
Послуга включає:
підготовку та доставку наборів для кава-пауз до місця проведення заходу;
забезпечення стандартного наповнення (гарячі напої, вода, легкі снеки/випічка);
урахування базових дієтичних обмежень (за попереднім списком від замовника);
організацію видачі у визначений час (зазвичай 2 перерви: до та після обіду, узгоджено з програмою дня).”

5 Канцелярські та мотиваційні набори для учасників ” Забезпечення кожного учасника базовим набором канцелярського приладдя, необхідним для повноцінної участі в програмі, а також мотиваційними наборами для підвищення залученості.
Послуга включає:
блокноти / зошити;
ручки;
маркери / текстмаркери;
інші базові матеріали (стікери, папір для нотаток тощо) – за погодженням із замовником;”

6 Відшкодування транспортних витрат учасників ” Забезпечення участі вчителів із віддалених населених пунктів, де відсутній або обмежений доступ до громадського транспорту, шляхом відшкодування їхніх фактичних транспортних витрат.
Послуга включає:
відшкодування витрат на проїзд учасників до місця проведення тренінгу та у зворотному напрямку (громадський транспорт, міжміські автобуси, залізничний транспорт;
здійснення відшкодування на підставі підтвердних фінансових документів (квитки, проїзні документи).”

Додаток № 2
Попередні адреси локацій проведення тренінгів
1 Ізюмська громада Харківської області с. Куньє, вул. Миру,4А
с. Савинці, вул. Харківська,4
м. Ізюм, вул Степана Бандери, 2А
2 Чугуївська громада Харківської області с. Кам’яна Яруга, вулиця Миру, 1-А.
м. Чугуїв, вул, Гвардійська, 20
м. Чугуїв, вул. Гвардійська, 34
м. Чугуїв, вул. Матросова,1
смт. Малинівка, вул Михайлівська 71
смт. Малинівка, вул вул Шкільна 120

У зв’язку із безпековою ситуацією у регіоні, місця локацій можуть бути змінені

Запит-комерційних-пропозицій_Організація-заходу

Запит_КП_ОРГАНІЗАЦІЯ-ЗАХОДУ-3