Запит тендерних пропозицій на закупівлю паливних брикетів в рамках реалізації проекту: Безпека та тепло разом: Багатомодульна підтримка в з підготовки до зими для громад, постраждалих від конфлікту.

Благодійна організація «Благодійний фонд «Посмішка ЮА» просить надати комерційну пропозицію на поставку товарів згідно Лоту (-ів) / The Charitable Organisation “Charitable Foundation “Posmishka UA” requests a commercial proposal for the supply of goods under the Lot(s)
Дата Запиту/Date: 01.10.2026
Відповідальний спеціаліст із закупівель/Responsible procurement specialist: Базарова Марія, +38 662077175, procurement@posmishka.org.ua/Mariia Bazarova, +38 662077175, procurement@posmishka.org.ua
Закупівля в рамках проєкту/Procurement under project: «Safe & Warm Together: Multi-Modal Winterization Support for Conflict-Affected Communities», № CBPF-UKR-26-R-NGO-40748 (фінансування: Гуманітарний фонд для України, UHF) / funded by the Ukraine Humanitarian Fund (UHF)
Предмет закупівлі/Procurement subject: Паливні брикети деревні — Лот №1 (1 720 т, поставка на склад у м. Запоріжжя) / Wood fuel briquettes — Lot 1 (1,720 t, delivery to warehouse in Zaporizhzhia)
Валюта розрахунків/Settlement currency: Оплату товару буде здійснено в національній валюті України у безготівковій формі. / Payment for the goods will be made in UAH by bank transfer
Кількість Додатків до Запиту/Number of annexes to the RFQ: 2 (Додаток №1 — Лот / технічні вимоги; Додаток №2 — Форма комерційної пропозиції учасника) / 2 (Annex 1 — Lot / technical requirements; Annex 2 — Participant’s commercial proposal form)
Термін подання комерційної пропозиції/Proposal submission deadline: до 16.10.2026 до 17:00 (за київським часом) включно на ел. адресу tender_n1@posmishka.org.ua з темою листа «КОМЕРЦІЙНА ПРОПОЗИЦІЯ_НАЗВА ПОСТАЧАЛЬНИКА_ПАЛИВНІ БРИКЕТИ». Тендерна процедура, строк подання — 21 календарний день/ by 16.10.2026, 17:00 (Kyiv time) inclusive to tender_n1@posmishka.org.ua, subject “COMMERCIAL PROPOSAL_SUPPLIER NAME_FUEL BRIQUETTES”. Tender procedure, submission period — 21 calendar days.

Терміни розгляду комерційних пропозицій/Proposal review period: Всі подані комерційні пропозиції мають бути розглянуті протягом 5 робочих днів після завершення строків подачі комерційних пропозицій. / All submitted proposals shall be reviewed within 5 business days after the submission deadline
Терміни для подання уточнень до Пропозиції: / Clarification submission period Учасник зобов’язаний надати відповідь на запит щодо уточнення інформації впродовж одного робочого дня з моменту отримання відповідного повідомлення або у терміни вказані у листі повідомленні. / Participant

Вимоги до постачальника / Supplier requirements:

• Постачальник має бути суб’єктом підприємницької діяльності, зареєстрованим за законодавством України на підконтрольній території не менше 6 місяців (для тендерних процедур — не менше 12 місяців, для ремонтних робіт — не менше 24 місяців); мати досвід роботи у відповідній сфері, КВЕД, що відповідають закупівлі, та необхідні сертифікати на продукцію (якщо це передбачено законодавством України).
• Поставка повинна супроводжуватися оригіналами документів (договір поставки, рахунок, видаткова накладна тощо).
• Ціна, зазначена в комерційній пропозиції, повинна бути повною та включати всі супутні витрати, зокрема: вартість тари та упаковки, транспортування, завантаження/розвантаження, доставку безпосередньо до місця призначення, а за потреби — занесення товару до приміщення.
• Усі витрати, пов’язані з поштовою або кур’єрською пересилкою документів (у тому числі оригіналів договорів, актів, рахунків та інших супровідних документів), Постачальник здійснює за власний рахунок.
• Для участі у закупівлі наборів (гігієнічних, харчових, для прибирання тощо) учасник має надати зразок набору на адресу м. Запоріжжя, пр. Соборний 189. / The supplier must be a business entity registered under Ukrainian law in government-controlled territory for at least 6 months (tenders — 12, repairs — 24); have relevant experience, KVED codes and required product certificates; the price must be complete and include all related costs (packaging, transport, loading/unloading, delivery and carry-in); courier costs are borne by the Supplier; kit samples are provided on request

Вимоги до товару / Goods requirements:

• Комерційна пропозиція має передбачати товари середнього цінового та якісного сегмента, які не належать до преміум-класу або економ-категорії. Продукція повинна відповідати належному рівню якості, бути функціонально надійною, мати прийнятні естетичні характеристики та бути придатною для використання в межах реалізації благодійної діяльності Фонду.
• Запропонований товар повинен бути новим, якісним, виготовленим не раніше 2024 року (для товарів зі встановленим строком придатності залишковий строк придатності на момент поставки має становити не менше 70%, якщо інше не погоджено у Замовленні), не мати дефектів, бути повністю придатним до використання та відповідати заявленій комплектації виробника.
• У разі виявлення невідповідності товару технічним вимогам, Постачальник зобов’язаний здійснити заміну протягом 10 робочих днів за власний рахунок.
• Гарантійний строк товару – відповідно до гарантійного строку заводу-виробника, але не менше ніж зазначено у технічних вимогах. Сервісне обслуговування здійснюється у місті відвантаження або транспортними засобами Постачальника.
• Запропонований товар не виробляється на території Російської федерації, республіки Білорусь та ісламської республіки Іран і не імпортуються/експортуються у/з цих територій
• Товар має відповідну сертифікацію та повністю відповідає чинним санітарним і безпековим нормам згідно з законодавством України. За запитом готові надати всі необхідні підтверджувальні документи, що засвідчують походження, відповідність та безпечність продукції. / The proposal must offer mid-range goods (neither premium nor economy class). Goods must be of due quality, functionally reliable, new, manufactured no earlier than specified, defect-free and fully fit for use; non-compliant goods are replaced within 10 business days at the Supplier’s expense; warranty per manufacturer but not less than required; goods must not originate from or be imported/exported via russia, belarus or Iran; goods must hold required certification and meet sanitary and safety standards of Ukraine”

Подання та документи Пропозиції / Submission and proposal documents:

Комерційна пропозиція подається за встановленою формою — ДОДАТОК №2 до цього Запиту: заповнений файл .xlsx разом зі сканованою підписаною версією (PDF).
До пропозиції додаються документи згідно з чек-листом аркуша «Перелік документів» Додатку №2
Документи, необхідні для укладення договору (копія паспорта/ID уповноваженої особи, РНОКПП, банківські реквізити тощо), запитуються у переможця до підписання договору і не впливають на оцінювання пропозицій. / The proposal is submitted using the prescribed form — ANNEX 2 to this RFQ: the completed .xlsx file together with a signed scanned copy (PDF). Documents per the checklist of Annex 2 are attached; for tenders additionally — financial statements, reference list and recommendation letters. Documents needed for contract signing are requested from the winner and do not affect evaluation”
Якщо до комерційної пропозиції не буде прикріплено вищезгадані документи, то така пропозиція може бути не розглянута. / If the above documents are not attached to the proposal, it may be left without consideration

Оцінювання здійснюється окремо по кожному Лоту. Учасник може подати пропозицію на один, декілька або всі Лоти; в межах обраного Лота пропозиція має охоплювати ВСІ позиції Лота.

УМОВИ ОПЛАТИ — ДИСКВАЛІФІКАЦІЙНА ВИМОГА / PAYMENT TERMS — DISQUALIFYING REQUIREMENT: до розгляду приймаються виключно пропозиції, що передбачають повну післяплату (оплату після поставки товару / надання послуг). Пропозиції з будь-якою передоплатою (повною або частковою) відхиляються на етапі допуску без подальшого оцінювання. Це обмеження запроваджено у зв’язку з нестабільною ситуацією в країні, підвищеними безпековими ризиками та високими фінансовими ризиками для організації: Фонд розпоряджається цільовими благодійними (донорськими) коштами і не може здійснювати авансові платежі постачальникам, оскільки невиконання постачання з незалежних від сторін причин створювало б ризик безповоротної втрати благодійних коштів.
Мінімальні вимоги допуску (дискваліфікаційні — розділ 1.А): / Minimum admission requirements (disqualifying — Sec. 1.A) “Невідповідність БУДЬ-ЯКІЙ із наведених вимог має наслідком автоматичну дискваліфікацію пропозиції без подальшого оцінювання:
– наявність відповідного КВЕД для предмета закупівлі;
– строк реєстрації: не менше 6 місяців (для тендерних процедур — не менше 12 місяців, для ремонтних робіт — не менше 24 місяців);
– реєстрація на підконтрольній Україні території;
– повна післяплата, без будь-якої передоплати.
Інші вимоги Запиту (повний пакет документів за Додатком №2, повнота та коректність пропозиції — всі позиції обраного Лота без арифметичних помилок, термін дії пропозиції) перевіряються на етапі допуску: відсутність окремого документа не є підставою для автоматичного відхилення — Фонд має право направити учаснику дозапит. / Failure to meet ANY of the following results in automatic disqualification of the proposal without further evaluation: relevant KVED codes for the procurement subject; registration period of at least 6 months (tenders — 12+, repair works — 24+); registration in government-controlled territory of Ukraine; full post-payment without any advance. Other RFQ requirements (full document package per Annex 2, completeness and correctness of the proposal — all lot items without arithmetic errors, proposal validity) are checked at the admission stage: a missing document is not automatic rejection — the Foundation may request clarifications.
Критерії та методика оцінювання пропозицій (Етап 2 — 100 балів): / Evaluation criteria and methodology (100 points) “Допущені пропозиції оцінюються за 100-бальною шкалою окремо по кожному Лоту:
– К1. Ціна — 50 балів: (мінімальна ціна по лоту / ціна учасника) × 50; ціни приводяться до співставного вигляду (ПДВ, доставка);
– К2. Умови оплати — 15 балів: (відтермінування платежу учасника, календарних днів / максимальне відтермінування серед допущених по лоту) × 15; 0 днів (оплата за фактом) → 0 балів;
– К3. Строк поставки — 10 балів: (мінімальний строк / строк учасника) × 10; понад граничний за Додатком №1 — 0;
– К4. Технічна відповідність — 25 балів: (позицій, що відповідають вимогам / всього позицій Лота) × 25; позиція без передбаченої гарантії — не відповідає.
Переможець — найбільша сума балів по Лоту; за рівності — нижча ціна (К1), далі — рішення Тендерного комітету. / Admitted proposals are scored on a 100-point scale per Lot: C1. Price — 50 pts: (lowest price / participant price) × 50, normalised (VAT, delivery); C2. Payment terms — 15 pts: (participant deferral days / maximum among admitted) × 15, 0 days → 0; C3. Delivery time — 10 pts: (shortest / participant) × 10, beyond the Annex 1 limit — 0; C4. Technical compliance — 25 pts: (compliant items / total) × 25, missing warranty = non-compliant. Winner — highest score per lot; tie — lower price (C1), then TC decision

Додаткові умови: / Additional terms 

– Надаючи комерційну пропозицію Постачальник надає згоду на обробку, використання, поширення та доступ до персональних даних, які передбачено Законом України «Про публічні закупівлі», а також згідно з нормами чинного законодавства, персональних даних (у т. ч. паспортні дані, ідентифікаційний код, електронні ідентифікаційні дані: номери телефонів, електронні адреси або інша необхідна інформація, передбачена законодавством), відомостей, які Постачальник надає про себе для забезпечення участі у процедурі закупівлі, цивільно-правових та господарських відносин.,
– Надаючи свою пропозицію Постачальник заявляє і гарантує, що він і всі його субпідрядники будуть захищати людей від сексуального домагання і сексуальної експлуатації, термін «сексуальна експлуатація» має значення будь – якого зловживання, чи спроби зловживання уразливим становищем, владою або довірою з метою сексуальної експлуатації, включаючи, але не обмежуючись, набуття грошової, соціальної чи політичної вигоди від сексуальної експлуатації інших. Подібним чином, термін «сексуальне домагання» має значення фізичної дії чи погрози сексуального характеру, як з використанням сили, так і в нерівних чи примусових умовах». / By submitting the proposal the Supplier consents to the processing, use and disclosure of personal data required for participation under Ukrainian law; the Supplier also declares and guarantees that it and its subcontractors will protect people from sexual harassment and exploitation (PSEA)

БО БФ “Посмішка ЮА” залишає за собою право: / CF “Posmishka UA” reserves the right to

– змінювати обсяг закупівлі в межах +/- 20% від початкового обсягу без зміни вартості за одиницю товару.
– запитати додаткові або підтверджувальні документи.
– повністю або частково відхилити будь-яку комерційну пропозицію у разі виявлення суттєвих недоліків у її змісті, невідповідності вимогам Запиту, а також у разі наявності репутаційних ризиків, що можуть виникнути в процесі або в результаті подальшої співпраці з учасником.
– вступати у переговори з обраним постачальником або доручити поставку товару/надання послуг за Лотом більш ніж одному Постачальнику. / to change the procurement volume within +/- 20% without changing the unit price; to request additional or confirming documents; to reject any proposal fully or partially in case of material deficiencies, non-compliance with the RFQ or reputational risks; to negotiate with the selected supplier or award the supply to more than one Supplier per Lot”

Додаток №1 до Запиту комерційної пропозиції № 1/UHF-13 / Annex 1 to the Request for Quotation No. 1/UHF-13
Лот №: / Lot No. 1
Предмет закупівлі (назва лота): / Procurement subject (lot name) Паливні брикети деревні / Wood fuel briquettes
Бажана дата поставки: / Desired delivery date протягом 45 (сорока п’яти) календарних днів з дати підписання договору, партіями: ≥20 % — до 10 дня, ≥60 % — до 30 дня, 100 % — до 45 дня / within 45 calendar days from contract signing, in batches: ≥20% by day 10, ≥60% by day 30, 100% by day 45
Адреса доставки: / Delivery address Україна, Запорізька обл., м. Запоріжжя, склад Фонду (точна адреса та графік приймання зазначаються в договорі) / Zaporizhzhia, Zaporizhzhia oblast, Ukraine, Foundation’s warehouse (exact address in the contract)
Граничний строк поставки, календарних днів: / Delivery time limit, calendar days 45
Усі зазначені в характеристиках торгові марки, бренди чи моделі слід читати з приміткою «або еквівалент» (еквівалент — з характеристиками не гіршими за вказані). / All brands/models in the specifications shall be read as “or equivalent” (equivalent — with specifications not inferior to those stated)
№ п\п / No. Найменування / Item name Характеристики (детальний опис; бренд/модель) / Specifications Од. виміру / Unit Кількість / Quantity
1 Паливні брикети деревні / Wood fuel briquettes “Паливні брикети з натуральної деревини; якість не нижча за наведені вимоги, допускаються еквіваленти без погіршення функціональних характеристик:
1. Сировина: 100% натуральна деревина (тирса, стружка, подрібнена деревина) без хімічних зв’язуючих речовин, клеїв, лаків, фарб, пластику та інших сторонніх домішок; використання обробленої (імпрегнованої, фарбованої) деревини не допускається.
2. Форма та спосіб виготовлення: брикет прямокутної форми («цеглинка»), виготовлений методом гідравлічного пресування під високим тиском, без наскрізного отвору; орієнтовні розміри 150×(60–75)×(90–100) мм (допускаються відхилення в межах технології виробника).
3. Нижча (робоча) теплота згоряння: не менше 4,18 Гкал/т (≈17,5 МДж/кг).
4. Відповідність: ДСТУ 8358:2015 або еквівалентному стандарту (у т.ч. ДСТУ EN ISO 17225-3); на кожну партію — документ про якість (паспорт/протокол випробувань).
5. Пакування: 1 т (нетто) брикетів на 1 палеті; палета захищена плівкою від вологи, з маркуванням (виробник, маса нетто).
6. Ціна за 1 т включає доставку на склад Фонду у м. Запоріжжя.
7. Поставка партіями згідно з погодженим графіком: не менше 20 % обсягу (≈350 т) — протягом 10 календарних днів, не менше 60 % (≈1 030 т) — протягом 30 календарних днів, 100 % обсягу — протягом 45 календарних днів з дати підписання договору.
8. Оплата — повна післяплата.
/ Wood fuel briquettes, rectangular (brick-shaped), hydraulic pressing, 100% natural wood without binders; net calorific value ≥ 4.18 Gcal/t (≈17.5 MJ/kg); compliant with DSTU 8358:2015 or equivalent (incl. DSTU EN ISO 17225-3); quality certificate per batch; packaging: 1 t net per pallet, film-protected, labelled; price includes delivery and unloading at the Foundation’s warehouse in Zaporizhzhia; delivery in batches: ≥20% within 10, ≥60% within 30 and 100% within 45 calendar days of contract signing; full post-payment.” т (тонна метрична) / t (metric ton) 1720

Запит-тендерних-пропозицій

Додаток-№2_ЗКП_1_UHF-13_Форма_КП_Паливні-брикети

ЗКП_1_UHF-13_Паливні-брикети