Запит комерційної пропозиції (RFQ) на поставку PSS kits for children / Набори для психосоціальної підтримки дітей

Request for Quotation / Запит комерційної пропозиції

No./Номер 1

RFQ Date/Дата запиту: 17.09.2026
Related PRF No./Номер UA/PRF/2026/PU/Aug/3104

RFQ Deadline/Кінцевий термін запиту пропозицій: 08.10.2026 до 23:59

Organisation name/Назва організації: Charity Fund “Posmishka UA”/БО БФ “Посмішка ЮА”

Delivery address:Адреса доставки Zaporizhzhia, Zaporizhzhia region, Ukraine (warehouse)
Email address/Електронна адреса: procurement@posmishka.org.ua
Contact person/Контактна особа: Karyna Ovsiannikova, +380660913830

Проект: «Комплексна допомога у сфері захисту, WASH та екстреної грошової допомоги для населення, постраждалого внаслідок конфлікту, у Запорізькій та Дніпропетровській областях» за підтримки The Polish Humanitarian Action (PAH)

Lot 1 PSS Kits for Children Aged 3–6 Years /Набори для психосоціальної підтримки дітей віком 3–6 років Kit/набір 100 шт
Lot 2 PSS Kits for Children Aged 7–12 Years/Набори для психосоціальної підтримки дітей віком 7–12 років Kit/набір 250 шт
Lot 3 PSS Kits for Children Aged 13–18 Years/Набори для психосоціальної підтримки дітей віком 13–18 років Kit/набір 150 шт

Minimum criteria (MUST be met by suppliers for their offers to be considered) / Мінімальні критерії (Постачальники ПОВИННІ відповідати, щоб їхні пропозиції були розглянуті)

• Provision of kit samples of Goods in accordance with the requirements set out in the Specifications by October 6, 2026 – If a supplier submits a commercial offers for two or all three lots, it is permissible to provide a single sample of the items that are duplicated across the lots (the backpack, the thermos, colored pencils, drawing pad, “”Thermometer of Feelings”” Poster)./ Надання зразків наборів згідно вимог, наведених у Специфікаціях у термін до 06.10.2026 р. – Якщо постачальник подає комерційну пропозицію на 2 або всі 3 лоти, то допускається надання зразків товарів які дублюються в кожному з лотів (а саме рюкзак, термос, кольорові олівці, альбом для малювання, Плакат «Термометр почуттів») в одному екземплярі.
Address for collecting kit samples: 189 Sobornyi Avenue, Zaporizhzhia; contact: Karina Ovsiannikova, +380660913830/Адреса для отримання зразків наборів: м. Запоріжжя, проспект Соборний 189, Овсяннікова Карина +380660913830
If a sample is not provided, the proposal will not be considered. The sample kit will be returned to the participant within 7 days of the supplier selection; the winning bidder’s sample kit will be returned after delivery is completed. Delivery and return shipping costs are to be borne by the supplier/У разі відсутності зразку – пропозиція не буде розглянута. Зразок набору буде повернений учаснику протягом 7 днів після відбору постачальника, зразок набору переможця тендеру буде повернутий після виконання поставки. Оплата послуг з доставки та повернення наборів за рахунок постачальника;
• Submission of documents in the proper format with signature and seal (including Specification No. 1,2,3) within the established deadline / Подання документів у належному форматі з підписом та печаткою (включаючи Специфікації №1,2,3) у встановлений термін;
• Payment only by transfer / Оплата лише по перерахунку;
• Compliance of the characteristics of the goods offered by the supplier with the customer’s requirements / Відповідність харатеристик запропонованого постачальником товару вимогам замовника;
• Possibility of delivery of goods to Zaporizhia according to the Specification. / Можливість доставки товару до м. Запоріжжя згідно зі Специфікацією.
• The offer is valid for at least 30 calendar days./Пропозиція дійсна мінімум 30 календарних днів. “

Qualitative criteria (used by PAH to compare offers)/Якісні критерії (використовуються для порівняння пропозицій):

1. Price / Ціна;
2. Supplier lead-time / Час виконання замовлення від постачальника;
3. Terms of payment / Умови оплати;
4. Compliance of the product with the technical specification of the offered goods: volume, dimensions, weight and country of origin of the product/ Відповідність товару технічній специфікації запропонованих товарів: об’єм, габарити, вага та країна походження товару.

Documents to be submitted with offer/Документи, що подаються до пропозиції:
The indispensable documents that must be attached to the Bid Submission Form, in order for it to be considered valid, are/Обов’язкові документи, які необхідно додати до форми подання тендерної пропозиції, щоб вона вважалася дійсною:
1. The supplier must be a business entity in Ukraine, must have been duly registered under Ukrainian law in the controlled territory for at least 12 months prior to the date of submission of the tender.
2. For individual entrepreneurs: – Extract from the Unified Tax Register; – Copy of an extract from the register of single tax payers (if the participant is a single tax payer); – Copy of a certificate of a VAT payer/an extract from the register of VAT payers (for VAT payers). The date of receipt Extract from the Unified Tax Registerof should not exceed 90 days
3. For legal entities: – Extract from the Unified Tax Register; – Copy of an extract from the register of single tax payers (if the participant is a single tax payer); – Copy of a certificate of a VAT payer/an extract from the register of VAT payers (for VAT payers).The date of receipt of the extracts should not exceed 90 days.
4. Charter (latest edition); – Document confirming the authority of the signatory (order of appointment, power of attorney, extract from the minutes of the general meeting, etc.);
5. Power of attorney or any other document that grants the power to represent the Company and to assume financial obligations on behalf of the Company.
6. A reference list with at least 3 counterparties confirming experience in carrying out similar activities. In addition, 1 letter of recommendation, which must include: the client’s name, the period of performance, the scope and value of the contract, the terms of payment, and an assessment of the collaboration.
7. A letter of guarantee regarding the fulfilment of obligations in accordance with the tender conditions.
8. A letter of guarantee stating that the goods are not manufactured within the territory of the Russian Federation, the Republic of Belarus or the Islamic Republic of Iran, and are not imported into or exported from the territory of the Russian Federation, the Republic of Belarus or the Islamic Republic of Iran.
9. The average turnover for the past 2 years shall be no less than 50,000 USD. This requirement is waived if the supplier agrees to 100% post-payment.
RFQ Financial Offer (and Specification).
10. Statement of the absence of outstanding liabilities in respect of taxes and other compulsory payments, and of breaches of tax regulations; in case of the inability to submit the necessary documents within the time period set forth in Article 5.1 hereof, a declaration shall be provided by the given company of zero debts. /

1. Постачальник повинен бути суб’єктом підприємницької діяльності України, який має бути належним чином зареєстрований за законодавством України на підконтрольній території щонайменше 12 місяців до дати подання пропозиції.
2. Для фізичних осіб-підприємців:
– Виписка з Єдиного державного реєстру платників податків (ЄДР);
– Виписка з реєстру платників єдиного податку (якщо учасник є платником єдиного податку);
– Копія свідоцтва про статус платника ПДВ/виписка з реєстру платників ПДВ (для платників ПДВ). Дата отримання виписки з ЄДР не повинна перевищувати 90 днів.
3. Для юридичних осіб: – Виписка з Єдиного державного реєстру платників податків (ЄДР);
– Виписка з реєстру платників єдиного податку (якщо учасник є платником єдиного податку);
– Копія свідоцтва про статус платника ПДВ/виписка з реєстру платників ПДВ (для платників ПДВ). Дата отримання виписок не повинна перевищувати 90 днів;
4. Статут (остання редакція);
– Документ, що підтверджує повноваження особи, яка підписує документи (наказ про призначення, довіреність, витяг із протоколу загальних зборів тощо);
5. Довіреність або будь-який інший документ, який надає повноваження представляти компанію та брати фінансові зобов’язання від імені компанії.
6. Референс-лист з принаймні 3-ма контрагентами, які підтверджують досвід здійснення подібної діяльності. Крім того, 1 рекомендаційний лист, який повинен містити: назву замовника, період виконання робіт, обсяг та вартість контракту, умови оплати, а також оцінку співпраці.
7. Гарантійний лист щодо виконання зобов’язань відповідно до умов тендеру.
8. Гарантійний лист, що підтверджує, що товари не виробляються на території Російської Федерації, Республіки Білорусь або Ісламської Республіки Іран, а також не імпортуються на територію Російської Федерації, Республіки Білорусь або Ісламської Республіки Іран і не експортуються з них.
9. Середній обіг за останні два роки повинен бути не менше 50 000,00 доларів США. Ця вимога не виконується, якщо постачальник погоджується на 100% післяплату.
RFQ Фінансова пропозиція (та Специфікація);
10. Довідка про відсутність заборгованості зі сплати податків та інших обов’язкових платежів. У разі неможливості подання необхідних документів у строк, встановлений пунктом 5.1 цього Закону, даним підприємством подається декларація про відсутність заборгованості.

Signed & stamp copies of RFQ documents must be submitted to the following email: tender_posmishka_n11@posmishka.org.ua Bid/RFQ documents received other than suggested email address will be automatically rejected/ discarded./

Копії документів із запитом на пропозицію з підписом та печаткою необхідно надіслати на електронну адресу:
tender_posmishka_n11@posmishka.org.ua. Документи щодо тендерних пропозицій/запиту на пропозиції, отримані на іншу адресу електронної пошти, буде автоматично відхилено/відкинуто.

RFQ та специфікації: RFQ_PSS Kits